1/3 van het IT budget gaat op aan software, hoe beheer je dit?

Nog altijd een onderwerp waar veel om te doen is in veel organisaties: licentiebeheer en software asset management. Elke maand of kwartaal Excel lijstjes van software installaties en aanwezige licenties uitzoeken. Met elkaar vergelijken en rapporten van maken om het software licentie gebruik in de organisatie te kunnen verantwoorden.

Waarom lukt het niet altijd om echt grip te hebben op software licentie uitgaven?

Waarom valt een “true up” toch altijd weer duurder uit en word je geconfronteerd met extra kosten na een software leveranciers audit?

2 ingrediënten

Er zijn 2 ingrediënten om licentiebeheer te automatiseren.

  1. Software inventory data
  2. Licentie / contract informatie

Wil je iets zinnigs zeggen over je software licentie positie, dan moet je software installaties af zetten tegen aanwezige software licenties.


Waarom is dit nu zo lastig?

Wanneer organisaties beschikken over volume licentie contracten, is het installeren van software niet meer gebonden aan het invoeren van een licentie sleutel per geïnstalleerd product. Dit maakt het voor organisaties zonder software discovery tool(s) moeilijk om vast te stellen hoeveel installaties van een bepaald product er zijn.

Eigenlijk wil je dus controle over de Software Consumptie, Licenties en Licentie veranderingen.

Het spanningsveld van licentiebeheer ziet er dan als volgt uit
Eigendom (licenties en contracten), wat is er geïnstalleerd en de mogelijkheid om (ongelimiteerd) te downloaden / installeren.


License Management tool

Om licentiebeheer en software asset management te automatiseren heb je naast een software discovery tool een ‘license management’ tool nodig.

Een software discovery tool kan namelijk geen calculaties uitvoeren om een licentie analyse te doen, of om bijvoorbeeld downgrade calculaties te doen. Dit komt omdat je in een software discovery tool geen licentie en contract informatie kan ingeven.

We hebben een license management tool nodig die:

Eenduidige”inventory” of “device” rapportages kan creëren. Een licentie analyse kan doen, downgrade calculaties kan doen of andere complexe operaties uit kan voeren zoals data cleanse, categoriseren en normaliseren zodat de Effectieve Licentie Positie (ELP) berekend en gemaakt kan worden.


Je wilt naar de ELP (Effectieve Licentie Positie)

De ELP is een overzicht van:

  1. Wat is er geïnstalleerd (machine naam, software titel, versie, aantal processoren, fysiek of virtueel, toegang tot applicaties)
  2. Entitlement (overzicht van licenties van de leverancier, inclusief OEM en FPP licenties)

Het geeft een meer gedetailleerd overzicht dan een “compliance” rapport omdat je nu niet alleen de delta tussen geïnstalleerd / entitlement ziet, maar juist hoe je licenties geconsumeerd worden en in welke (virtuele) omgeving (desktop, servers) door het toepassen van alle relevantie licentie regels, rekening houdend met downgrade/upgrades, software assurance en virtualisatie rechten.


Waarom is de ELP zo belangrijk?

De ELP is belangrijk omdat er precies inzichtelijk wordt gemaakt hoe licenties geconsumeerd worden. Daarnaast is het een overzicht dat tijdens software licentie audits door een auditor wordt opgesteld. Hieraan ontleent de auditor vervolgens de informatie om de compliance positie vast te stellen.
Als je continu over de ELP kan beschikken, ben je de auditor een stap voor. Immers, je kan op elk moment bijsturen.

 Je zult met me eens zijn dat wanneer je dit mogelijk wilt maken, je niet alleen met een software discovery tool kan werken, maar ook een licentie management tool nodig hebt. Zo ben je in staat om de ELP te automatiseren en heb je voor alle software leveranciers controle.


De oplossing: Automatiseer de ELP!

Organisaties die in staat zijn om de ELP te automatiseren gaan ‘scoren en winnen’ met licentiebeheer door de voordelen van het automatiseren van licentiebeheer en software asset management te benutten:

  • Continu inzicht in software gebruik waardoor je true up aantallen altijd bekend zijn
  • Geen onnodige verassingen tijdens software leveranciers audits
  • Controle over de licentie consumptie
  • Inzicht tot het beter gebruik van je software en inzetten van je software licenties
  • Aanzienlijk besparen op software uitgaven

 

Impact van professionals in je organisatie vergroten

Doordat je de ELP automatiseert en te allen tijde inzicht hebt, wordt het delen van informatie mogelijk.

Zo sluit je alle relevante spelers in je organisatie aan op licentiebeheer en software asset management.

Doordat dit nu mogelijk is kunnen IT, Finance en Inkoop professionals beschikken over relevante informatie, dit met elkaar bespreken en geïnformeerde beslissingen nemen waarmee ze hun impact vergroten. Zo wordt de informatie begrijpelijker en draagt iedereen bij aan het verlagen van software uitgaven.

About The Author

Ed Kost

Een software asset manager is iemand met verstand van software licenties en organisaties. Ik help mijn opdrachtgevers om software uitgaven financieel transparant te maken en verlagen. Ik werk veel voor grote opdrachtgevers. En steeds vaker ook voor opdrachtgevers die groot willen worden. Ik ben ruim 15 jaar actief in de wondere wereld van software licenties en software asset management.

Leave A Response

* Denotes Required Field