Hoe maak je chocolade van software licentiebeheer?

software licentiebeheer

Een License Management tool en software licentiebeheer


Met regelmaat wordt me gevraagd hoe een license management tool helpt bij het ondersteunen van software licentiebeheer. In dit artikel een korte uitleg waarin ik de boel “plat sla” en jij er chocolade van kan maken.

Je hebt namelijk te maken met:

1)      Informatie uit diverse bronnen en omgevingen van zowel IT, Financiële en Juridische aard.

a)      IT: Kantoor automatisering, Datacenter en Cloud

i)        Het in kaart brengen van informatie over Software Installaties en het gebruik ervan.

b)      Financieel / Juridisch: licentie aankopen & contracten

i)        Contracten kennen vele voorwaarden en aangeschafte software licenties kennen vele licentie regels en uitzonderingen op het gebruik ervan.

Je wilt echter van a & b chocolade maken zodat je kunt rapporteren op de Effectieve Licentie Positie, je software compliance positie en hierop kunnen handelen naar de toekomst toe.

“Oude Wereld”

2)      Je probeert de informatie uit alle bronnen (software gebruik en licenties) in Excel te verwerken tot een resultaat (waarbij je rekening dient te houden met gevonden software titels en alle licentieregels).

a)      Je wilt hierbij zeker weten dat de te verwerken informatie accuraat is.

b)      Je dus beschikt over de juiste gevonden software installaties.

c)       En dat je de licentieregels correct toepast op het gevonden gebruik.

 

“Scannen van bonnetjes voor de administratie”

Net zoals je een bonnetje kunt scannen die gelijk terecht komt in een administratie systeem, op de juiste boeking en waarvan de betaling gelijk gekoppeld wordt aan de juiste rekening, wil je software gebruik en het toekennen van de juiste licenties kunnen automatiseren.

Geen handmatige link meer maken tussen je software installaties en licenties in een Excel sheet, maar een automatische toekenning van licenties aan software gebruik.

Dat is wat een license management tool bewerkstelligt.

De licenties die je nu in een Excel sheet probeert bij te houden zijn slechts gebaseerd op product, versie, aantal en prijs.

Nieuwe Wereld

Hou je licenties bij in een license management tool, dan beschik je over de mogelijkheid om er licentie intelligentie op los te laten en berekent de tool automatisch de meest optimale inzet van je software licenties. Er wordt rekening gehouden met de mogelijkheden in je contract en de zogenaamde “Product Use Rights” die bepalen hoe licenties daadwerkelijk gebruikt mogen worden.

Nu kun je dus rapporteren op de compliance positie, gebruik van software, door wie, in welke afdeling, tegen welke kosten, en of er nog licenties beschikbaar zijn etc.

En dit werkt niet alleen voor “ouderwetse licenties”, maar ook voor Cloud gebruik zoals licenties op basis van abonnement modellen zoals bijvoorbeeld Office 365.

 

Moet je licentiebeheer dan echt nog willen in Excel, terwijl je al snel te maken hebt met honderden applicaties van vele verschillende leveranciers met allemaal hun eigen licentie regels, regels die ook nog regelmatig wijzigen?

 

Chocolade maken van software licentiebeheer?

Automatiseer licentiebeheer, beschik over “License Intelligence” en verkrijg die inzichten die je organisatie geld gaat besparen.

Het is de meest eenvoudige manier om chocolade van je software licentiebeheer activiteiten te maken en de beste manier om controle te krijgen en hebben over software compliance en je uitgaven aan software.

Leave A Response

* Denotes Required Field