Software Licentiebeheer in beeld bij de CFO – eerst moet het pijn doen…

Software Licentiebeheer is niet sexy en heeft geen uitstraling. Software aanvraag, uitrol naar medewerkers en de administratieve afhandeling zijn in elke organisatie immers wel ingericht.
Licenties worden aangekocht en de contracten zijn opgeslagen in een inkoop dossier. Voor nieuwe medewerkers worden licenties bijgekocht. Op operationeel niveau lijkt alles in orde.

Alles is rustig tot het moment dat de software uitgever aanklopt voor een audit van het software gebruik. De inkoper informeert het hoofd inkoop management die op zijn beurt de contract eigenaar raadpleegt. De contract eigenaar vraagt bij de ICT manager naar de stand van zaken.
Kortom: er is aandacht bij het tactisch management van de organisatie. Er worden stappen gezet om de leveranciers audit te kunnen managen. En de bekende vragen worden in de organisatie uitgezet:

  • Welke contracten hebben we?
  • Waar hebben we recht op?
  • Hoeveel werkstations zijn in gebruik?
  • Op hoeveel servers draait de software?
  • Welke software versies zijn waar geïnstalleerd?

Naar goed gebruik wordt in een crash actie alle beschikbare informatie bijeen gebracht en aan de software uitgevers of diens auditor overhandigd. Er is echter één probleem: er is geen gefundeerde kennis over productgebruik en de toepassing van licentie contract regels. De informatie wordt ongefilterd aangeleverd en biedt de auditor heel veel speelruimte voor het toepassen van zijn interpretatie van licentie regels.

De onvermijdelijke uitkomst is onder-licensering met de daarbij behorende licentie aanschaf kosten en eventueel een herstel boete. Dit is het moment waarop aandacht ontstaat bij senior management omdat geld moet worden vrijgemaakt voor niet-gebudgetteerde software aankopen.

Dat gaat niet onopgemerkt aan de CFO voorbij. Hier ligt dan ook het eerste aandacht moment om een structurele aanpak voor Software Licentiebeheer in te zetten die ook door de financiële top van de organisatie wordt gedragen.

Software licentie audit? Ontdek met deze 22 tips hoe je onnodige kosten kan voorkomen.

About The Author

Ed Kost

Een software asset manager is iemand met verstand van software licenties en organisaties. Ik help mijn opdrachtgevers om software uitgaven financieel transparant te maken en verlagen.

Ik werk veel voor grote opdrachtgevers. En steeds vaker ook voor opdrachtgevers die groot willen worden. Ik ben ruim 15 jaar actief in de wondere wereld van software licenties en software asset management.

Leave A Response

* Denotes Required Field